Growth, 什麼是?, 工具

什麼是工作量化? 利用 Wunderlist 指派、記錄且量化你的工作?

工作總是做不完,又老是被嫌動儘慢?工作量很大卻常常被認為沒做事?
正常來說,除了指派工作、記錄工作內容,你應該還需要將工作量化(量化工作)
完美列出、記錄所有經你手的工作及事務。
該怎麼做呢? 透過工具來幫助我們! WunderList(奇妙清單) 篇 😀

 

導覽 index

 

什麼是工作量化(量化工作)?

很多公司都喜歡定立 KPI 來抓不認真的員工(?!)
但是有很多工作內容是無法制定 KPI 的!並不是人人 都是業務、人人都是房仲...

以工程師來說就更慘了... 今天你優化了、重構了某些功能,從外觀是完全看不出來的。
你的工時是被完全忽略的!! 當然有這問題的絕對不是只有工程師。

所以我們需要把『工作量化』(量化工作)
透過量化這個動作讓我們可以分析、觀察出,工作的執行過程與執行結果的效果及成本。

更甚可以知道這個人適不適合這些工作內容,這個任務是不是符合成本等問題...

 

 

如何將工作量化(量化工作)

應該做些什麼將工作量化呢?
記錄下與工作內容有關的人、事、務...

  • 誰指派給誰 who
  • 具體內容 why
  • 預期如何解決與實際如何解決 how
  • 花費時間 cost

然而...
透過口頭或是筆記等方式記錄、指派工作,總是不夠科學也不夠先進。而且人的記憶也不可靠+有趣
在這個行動網路世代,我們用點更好的方法及工具吧!
我自己來說,主要使用兩種工具 Wunderlist(奇妙清單) 與 Asana
(當然還有更多更紅的工具像是 Trello ,但是工具是給人去使用的,請挑選適合自己、適合公司的工具使用!)

我自己將 Wunderlist 的定位在:針對小型 Project ,適合人數少使用( 2 ~ 5 人)。
而 Asana 呢? 就是大型產品或是長期 Project ,適合多人使用( 5 ~ 10 人,或更多)。
(上述的人數上並非絕對,2 個人也可以用 Asana)

這次因為我很懶,所以簡單說明一下 Wunderlist
Asana 留待下次吧

 

 

Wunderlist(奇妙清單) 使用簡介

Wunderlist_Logo

Wunderlist 不但有 Web 介面,也支援各個平台,MAC osx, windows , ios, android。
而且,他還有個完整的中文介面!!
畫面上非常簡單易懂,可以快速查看整個 Dashboard,也可以依類別分資料夾
也可以很快看到任務數量。
而每個任務,可以由外觀上快速看出他的進度百分比與留言內容
wunderlist dashboard

 

 

個別專案畫面,每個任務(畫面中間)內都可以再設定子任務(畫面右側)。
任務內成員,可以針對這個任務的細節討論,也可以上傳檔案做記錄等...
也可以指派該任務負責人!!

Wunderlist 的工作分層為:清單(類似,專案) -> 任務 -> 子任務

如下圖中的 30s Growh 為一個專案,專案下有許多任務(程式、email與UI 等...),而 UI 任務內又有很多子任務,需要修改標題、要修改顏色、變換位置等...
wunderlist-job

 

 

建立新清單時可以指定要加入哪些成員
儲存清單後 Wunderlist 會 email 通知受邀請人加入這個清單
wunderlist-create-list

 

 

WuderList 目前的付費方案如下圖 (2016/02/29)
使用上有需求的團隊也可以參考看看
wunderlist-paid

 

 

結論:

優點:

  • 簡單的任務描述
  • 簡單的指派人員
  • 使用、入門門檻非常低
  • 完整中文介面
  •  Mobile APP 的相容性也非常好,APP 推播功能不怕找不到負責人 XD
  • 可以設定通知日與到期日

 

缺點:

  • 一個任務如果有多個執行人(負責人),但是 Wunderlist 只能指派一個執行人
  • 任務內的留言功能,就僅僅只是留言功能而已,他會通知整個清單內的成員,無法特別標記特別人員
  • 專案人員如果很多,很容易混亂
  • 無法看出任務的優先順序(畢竟他比較偏向 ToDO List 類型...)

 

個人認為,在小專案或是人數少的工作上,使用 Wunderlist 非常適合、恰當。
人數少時,你不需要把工具搞的那麼複雜,而且工具的使用門檻也不會前麼高。
因為小專案,直接工具上偏向指派與記錄,人數少職能分工自然比較清楚,每個任務的多涉案人員就不會複雜

 

 

工作量化的缺點

所有的新事物總會有缺點

  • 成員必須學習新工具(即時工具使用上非常簡單)
  • 需要花時間建立工作內容、工作清單
  • 需要另外花時間檢視工作清單

 

導入新的工具或方法總是會遇到...

  • 為排斥而排斥的成員
  • 想一次到位,一次用最好的,眼高手低

請用好處說服對方吧

 

工作量化的好處與優點

回到我們的主題,來看看將工作量化的好處吧。
或許有人會說 Wunderlist 還不就是個 todo list 的 工具而已...
的確是,但工作量的的目的就是記錄工作量,排定工作時程,不是嗎?
使用 Trell0 也可以,他們都是工具! 排個喜歡、適用的吧

 

在 Wunderlist 中,我可以看到列出清單中已完成的任務項目。
由完成項目內,可以看出每個任務的負責人、完成時間等訊息,由此就可以知道誰的工作量大,誰總是在做一些小項目或是花了更多的時間在特別項目上
wunderlist-Complete-list

由完成項目中,可以得知項目的價值與人員的工作量負載是否正常等問題。

 

針對缺點的部份...

> 需要花時間建立工作內容、工作清單 :

在這個動作中,成員在建立項目時可以再次確認,如何做、為何做、誰來做、何時做,細節該怎麼做? 
雖然建立項目會多花時間,但事前的準備做好的,做慢會比做錯好!

 

> 需要另外花時間檢視工作清單

每個任務項目完成後,也需要排定時間檢視、反省事後成果。
除了可以建立完整的工作日誌,也能留下一份好的記錄
更可以在此,找出工作快處完成的方式或是延遲的問題點。
主管,更可以在這裡幫助有問題的成員或是讚揚好的團隊成員
下一篇... 我們來看看 Asana 吧

發表迴響